一等地の住所を格安で借りられるバーチャルオフィス。
現代では、働き方の多様化や自由化が進んでいることもあり、フリーランスや経営者などから人気を集めています。
中には、住所貸しサービスだけでなく、電話代行サービスを提供しているところもあります。
この記事を見ているフリーランスあるいは経営者の中にも、バーチャルオフィスの電話代行について気になっている方がたくさんいるでしょう。
そこで今回は、バーチャルオフィスが提供している電話代行の特徴や内容、利用するメリットについて詳しく解説していきます。
バーチャルオフィスの電話代行とは？
バーチャルオフィスの電話代行とは、事業主に代わり、バーチャルオフィスの担当スタッフが電話対応を行ってくれるサービスのことです。
このサービスを利用することにより、電話対応のアウトソーシング化が行えるようになります。
フリーランスや1人社長は、中規模あるいは大規模事業者に比べるとリソースに限界が生まれやすく、電話対応まで手が回らないケースもあります。
バーチャルオフィスの電話代行を活用することにより、コア業務に集中しつつ、丁寧な顧客対応を行えるようになるため、信用を獲得しやすくなるのです。
バーチャルオフィスの電話代行は2種類ある？
バーチャルオフィスの電話代行サービスには、大きく分けると以下2つの種類があります。
・電話秘書代行プラン
・電話転送プラン
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
電話秘書代行プラン
電話秘書代行プランとは、バーチャルオフィスの担当者が事業主に代わって電話対応を行ってくれるサービスのことです。
業務中あるいは外出中でも、バーチャルオフィスの担当者がしっかりと電話対応を行ってくれるため、業務の効率化や顧客満足度の向上に繋げやすくなります。
担当スタッフは、社名での対応はもちろん、状況に合わせた適切な対応を行い、やり取りを全て事業主に共有してくれるため、業務効率化や生産性アップにも期待できます。
電話転送プラン
電話転送プランとは、固定電話にかかってきた電話を、あらかじめ設定しておいた電話番号に転送してくれるサービスのことです。
普段使っている電話番号を転送先に設定しておくことによって、外出中でも素早く電話に出られるようになります。
ただし、電話転送プランはあくまでも「転送のみ」であり、バーチャルオフィスの担当者が代わりに電話に出てくれるといったサービスではありませんので注意してください。
バーチャルオフィスの電話代行を利用するメリット
バーチャルオフィスの電話代行を利用するメリットは、以下の通りです。
・固定電話が使えるようになる
・担当者が代わりに電話に出てくれる
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
固定電話が使えるようになる
バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用することで、固定電話が使えるようになります。
市外局番やフリーダイヤルなど、運営会社によって提供している電話番号は異なりますが、事業用の電話番号を用意できるため、仕事とプライベートをしっかり分けたい場合にもおすすめです。
また、HPや名刺などにも記載できるため、プライバシー保護にも役立ちます。
担当者が代わりに電話に出てくれる
バーチャルオフィスの電話代行を利用した場合、担当者が事業主に代わって電話対応を行ってくれるようになります。
こう聞いて、
「対応が雑だったらどうしよう・・・」
と不安に感じる方もいるでしょう。
しかし、バーチャルオフィスの担当者はビジネスマナーや電話対応に関する講習や研修を受けているため、プロフェッショナルな対応に期待できます。
バーチャルオフィスの電話代行を利用するデメリット
バーチャルオフィスの電話代行を利用するデメリットは、以下の通りです。
・通話料がやや高い
・バーチャルオフィスを解約すると電話番号も使えなくなる
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
通話料がやや高い
バーチャルオフィスの転送電話プランを利用する場合、基本的には通話料が発生します。
運営会社によって通話料は異なりますが、一般的な電話に比べるとやや割高になることもありますので注意が必要です。
ただ、中には通話料がひかり電話と同額のサービスもありますので、顧客や取引先と電話をする機会が多い方は、プラン料金だけでなく、通話料金についてもしっかりとチェックしておきましょう。
バーチャルオフィスを解約すると電話番号も使えなくなる
固定電話を個人で契約している場合、仮にバーチャルオフィスを解約したとしても、固定電話はそのまま使えます。
しかし、バーチャルオフィス経由で固定電話を借りた場合、バーチャルオフィスの解約と同時に電話番号も使えなくなります。
そうなれば、顧客や取引先に連絡を入れなければならず、手間と時間がかかってしまいますので注意してください。
バーチャルオフィスの電話代行はどんな人におすすめ？
バーチャルオフィスの電話代行は、以下のような人におすすめのサービスです。
・HPなどで電話番号を公開したい人
・顧客や取引先からの信頼を獲得したい人
・営業電話をシャットアウトしたい人
・固定費をなるべく抑えたい人
・クレーム対応を円滑に行いたい人
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
HPなどで電話番号を公開したい人
バーチャルオフィスの電話サービスは、HPなどで電話番号を公開したい方におすすめです。
HPには、普段使っているスマホの番号を記載することも可能ですが、その場合は昼夜問わず電話がかかってきたり、営業電話や迷惑電話がかかってきたりする可能性が高まります。
バーチャルオフィスの電話サービスを活用することにより、スマホの電話番号を公開する必要がなくなるため、仕事とプライベートをしっかりと分けられるようになります。
顧客や取引先からの信頼を獲得したい人
業種や規模を問わず、ビジネスでは「信用」が命です。
「電話に出ない」という行為は、顧客や取引先にネガティブなイメージを与えかねないため、できるだけ避けたいものです。
バーチャルオフィスの電話代行を活用することによって、担当者が自分の代わりに電話対応を行ってくれるため、信用獲得にも繋げやすくなります。
営業電話をシャットアウトしたい人
業務中の営業電話は、生産性や効率に大きく影響します。
ただ、営業電話なのか、顧客や取引先からの問い合わせなのかは、実際に電話に出てみないとわかりません。
バーチャルオフィスの電話代行を活用することによって、営業電話の対応も行ってくれるため、コア業務に集中できるようになります。
固定費をなるべく抑えたい人
バーチャルオフィスの電話代行は、固定費を抑えたい方にもおすすめです。
固定電話を自分で用意する場合、サービスを選んで契約するといった手間も生まれますし、当然コストもかかります。
また、電話担当者を用意するとなれば、人件費が発生するため、財務状況を圧迫してしまうこともあります。
バーチャルオフィスの電話代行を活用することによって、固定電話もスムーズに借りられるようになりますし、人件費を大幅にカットした上で電話対応人材を確保できるようになるため、長期的に見るとかなりお得です。
クレーム対応を円滑に行いたい人
事業を展開していく中で、クレームが発生してしまうこともあるでしょう。
場合によっては、お怒りのお客様からクレームの電話がかかってくるケースもあります。
このときに、サービスや商品の提供者、つまり事業者本人が電話に出ると、お客様がヒートアップしてしまい、収拾がつかなくなることもあります。
しかし、一旦バーチャルオフィスの担当者を挟むことによって、お客様の感情を沈めやすくなるため、大きなトラブルを回避しやすくなるのです。
電話代行を提供しているバーチャルオフィスの選び方
電話代行を提供しているバーチャルオフィスは数多く存在しており、それぞれで特徴が大きく異なります。
数ある選択肢の中から自分に合ったサービスを選ぶためには、以下のポイントを意識することが大切です。
・料金を確認する
・サービス内容を確認する
・口コミや評判を確認する
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
料金を確認する
バーチャルオフィスの電話代行あるいは電話転送を利用する場合、住所貸しのみの利用に比べると料金が高くなります。
ただ、具体的な料金およびプランについては、運営会社によって大きく異なりますので、事前に確認しておくことが大切です。
料金が安いに越したことはありませんが、料金だけに注目すると、満足のいくサービスを提供してもらえなくなる場合がありますので、サービスとコスパのバランスを考慮しながら選ぶようにしましょう。
サービス内容を確認する
電話代行を提供しているバーチャルオフィスを選ぶときは、サービス内容を確認することが大切です。
特に、担当者が代わりに電話対応を行ってくれる「電話代行プラン」については、運営会社によってサービス内容が大きく異なります。
具体的には、
・コール数
・電話対応後のフロー
・入電コール数
・受付時間
などが変わってきますので、事前に細かくチェックしておきましょう。
口コミや評判を確認する
サービスの内容や料金については、各バーチャルオフィスのHPを確認することで情報を集められます。
ただ、サービスの品質については中々把握するのが難しいです。
そんなときは、実際にそのサービスを使った方の口コミや評判を確認してみましょう。
インターネットやSNSに投稿されているリアルな感想をチェックすることにより、サービスの品質を把握しやすくなるため、自分に合ったサービスを見つけやすくなります。
電話代行が充実しているバーチャルオフィスはどこ？
近年では、ニーズの増加に伴い「電話代行」あるいは「電話転送」をサービスとして提供しているバーチャルオフィスが増えてきました。
このようなこともあり、中には「どのサービスを利用すればいいかわからない」と悩んでいる方も多くいるでしょう。
そのような方は、ぜひ神戸のバーチャルオフィス「ワンストップビジネスサポートセンター神戸駅前店」をご利用ください。
当サービスでは、一等地として知られている「神戸市中央区」の住所を、月額660円～ご利用いただけます。
また、住所貸しはもちろんのこと、
・電話転送
・電話秘書代行
・銀行口座の開設支援
・法人登記
など、あらゆるサービスに対応しています。
創業35年の実績を活かし、全てのお客様のビジネスを全力でサポートいたしますので、気になる方はぜひチェックしてみてください。
まとめ
バーチャルオフィスの電話代行とは、担当者が利用者の代わりに電話対応を行ってくれるサービスのことです。
ビジネスマナーや電話対応スキルを身につけたプロのスタッフが、事業主に代わって電話に出てくれるため、機会損失を防いだり、信用を獲得したりと様々な効果に期待できます。
また、固定電話にかかってきた電話をあらかじめ設定しておいた番号に転送してくれる「電話転送プラン」も非常に便利です。
いずれも、顧客や取引先から電話がかかってくることが多い方におすすめのサービスですので、スムーズかつ効率的に事業を進めたいと考えている方は、ぜひ活用してみてください。
